Cómo importar empleados a la nómina de un empleador

A. Cuándo usar cada flujo

Para: todo el que carga empleados (staff del sindicato, estudios, administradores).

Criterio rápido

• Uno o pocos empleados → bloque B (asignación desde la empresa). Es lo que usás el día a día.
• Nómina completa de una empresa nueva → importación por CSV (bloques C-G).
• Corrección puntual en una DDJJ ya emitida → no es este tutorial. Ver el flujo excepcional de Gestionar estudios, bloque C (empresa vs DDJJ).

B. Asignar un empleado desde la ficha del empleador

Para: staff del sindicato o estudio contable (con acceso al empleador).

Antes de empezar

• El empleador (empresa/comercio/organismo) ya está cargado y tiene al menos una sucursal activa. Si no, primero cargá una sucursal (ver Gestionar sucursales).
• Tenés los datos del empleado: número de documento, tipo de jornada (completa/parcial) y categoría laboral.

Paso a paso

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   Buscar el empleador

   En el menú lateral entrá a Padrones → ítem de empleadores. Buscá por razón social o CUIT.

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   Entrar al detalle del empleador

   Presioná el ícono de ojo (👁) en la fila para abrir su ficha completa.

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   Ir a la sección «Empleados»

   Dentro del detalle, bajá hasta la sección «Empleados». Vas a ver el listado de los ya asignados a este empleador.

   • No es una solapa: es una sección más de la vista de detalle del empleador.
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   Presionar «Agregar empleado»

   Botón verde «Agregar empleado» en el encabezado de la sección. Se abre un formulario que primero pide el documento.

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   Buscar por documento antes de crear

   Ingresá el número de documento. El sistema busca en el padrón:

   • Si el empleado ya existe en otra empresa de la organización, el sistema te lo ofrece para reasignarlo (conservando su historial laboral). Confirmá que es la misma persona antes de aceptar.
   • Si no existe, se abre el alta con los datos personales para completar. Campos obligatorios: número de documento, tipo de jornada y categoría laboral.
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   Guardar y verificar

   Guardá los cambios. El empleado aparece en el listado de empleados del empleador y queda incluido en las DDJJ futuras automáticamente. Si sos estudio, desde este momento podés incluirlo en las DDJJ mensuales.

C. Preparar el archivo CSV para importación masiva

Para: staff del sindicato o administrador de la organización.

Antes de empezar

• Tenés la nómina completa en Excel u otra planilla, con una fila por empleado.
• Tenés el formato de CSV esperado por tu organización (columnas, orden y formato de fechas). Si no lo tenés, pedilo a soporte técnico antes de exportar.

Paso a paso

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   Verificar las columnas esperadas

   Confirmá con la documentación de importación qué columnas se esperan, en qué orden, y qué formato de fecha usar (DD/MM/YYYY o YYYY-MM-DD según lo configurado).

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   Exportar como CSV

   Desde tu planilla, exportá como CSV con codificación UTF-8 y separador de coma (o el que indique la documentación de tu organización).

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   Revisar antes de subir

   Abrí el CSV en un editor de texto (no en Excel) y confirmá que las tildes y ñ se ven bien. Verificá que no haya filas vacías al final ni columnas sobrantes.

D. Ir a Importaciones y crear una nueva

Para: staff del sindicato o administrador.

Antes de empezar

• Tenés el CSV listo (bloque C).
• Tenés acceso al menú Sistema → Importaciones.

Paso a paso

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   Ir a Importaciones

   Menú lateral → Sistema → Importaciones → sección CSV.

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   Crear nueva importación

   Presioná el botón «Nueva importación CSV». Se abre el asistente en 3 pasos: tipo, archivo y confirmación.

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   Seleccionar el tipo de datos

   Elegí qué tipo de datos vas a importar: Afiliados (padrón de empleados), Beneficiarios, DDJJ, según lo que estés cargando.

E. Cargar el archivo y validar columnas

Para: staff del sindicato o administrador.

Antes de empezar

• Estás en la creación de una importación nueva (viniendo del bloque D).

Paso a paso

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   Seleccionar el archivo

   Presioná «Seleccionar archivo» y elegí el CSV desde tu dispositivo.

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   Revisar el preview y mapear columnas

   El sistema muestra las primeras filas del CSV y el mapeo de cada columna con los campos del sistema. Verificá que cada columna caiga en el campo correcto.

   • Si una columna quedó mapeada mal (por ejemplo, «Fecha ingreso» apuntando a «Fecha nacimiento»), corregí el mapeo antes de procesar.
   • Si falta una columna obligatoria, cerrá el asistente, corregí el CSV y volvé a empezar.

F. Procesar la importación

Para: staff del sindicato o administrador.

Antes de empezar

• Confirmaste el mapeo de columnas en el paso anterior.

Paso a paso

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   Presionar «Importar»

   Presioná el botón «Importar» y confirmá. El sistema encola la tarea y procesa los datos en background: no tenés que dejar la pantalla abierta.

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   Esperar la notificación por email

   Cuando termina el procesamiento, el sistema te envía un email con el resumen: cantidad de registros creados, actualizados y con errores. También podés consultar el resultado en Sistema → Importaciones → Historial.

G. Revisar resultados y corregir errores

Para: staff del sindicato o administrador que corrió la importación.

Antes de empezar

• La importación ya se procesó (recibiste el email de resumen o pasó el tiempo estimado).

Paso a paso

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   Ir al historial de importaciones

   Menú lateral → Sistema → Importaciones → Historial. Vas a ver todas las importaciones ejecutadas.

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   Seleccionar la importación a revisar

   Hacé clic sobre la fila de la importación para abrir su detalle.

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   Leer el resumen

   En la vista de detalle vas a ver la cantidad de registros procesados, creados, actualizados y con errores.

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   Ver los errores fila por fila

   Presioná «Errores» para abrir la lista detallada de filas con problemas. Cada error indica el motivo:

   • Campo obligatorio faltante.
   • Valor inválido (fecha en formato incorrecto, categoría inexistente, etc.).
   • Duplicado (documento ya registrado con datos distintos).
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   Exportar el reporte de errores

   Opcionalmente, exportá el reporte en CSV o PDF para trabajar sobre las correcciones fuera del sistema. Después corregí las filas problemáticas y volvé a subir sólo esas.