Cómo dar de alta y mantener empleados en el padrón

A. Dar de alta a un empleado

Para: staff del sindicato, estudio contable o el propio empleador. Los estudios sólo pueden dar de alta empleados en las empresas que gestionan.

Antes de empezar

• El empleador (empresa/comercio/organismo) ya está cargado en el padrón y tiene al menos una sucursal activa. Sin sucursal no vas a poder asignar el empleado.
• Tenés a mano el número de documento del empleado. Si el empleado ya trabaja o trabajó en otra empresa de esta organización, el sistema lo va a encontrar y podés reasignarlo sin cargar de cero.
• Si sos estudio contable y tu organización tiene aporte obligatorio, por defecto el empleado queda como «no afiliado» (encuadrado). Si sos staff con permiso «Afiliar» (afiliar) podés cambiar la situación sindical al alta.

Paso a paso

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   Abrir el detalle del empleador

   En el menú lateral entrá a Padrones → ítem de empleadores (según la organización aparece como Empleadores, Empresas, Comercios u Organismos), localizá al empleador y presioná el ícono de ojo (👁) en su fila.

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   Bajar hasta la sección «Empleados» y presionar «Agregar empleado»

   Dentro de la ficha del empleador aparece la sección «Empleados» con el listado de los que ya están asignados. Presioná el botón verde «Agregar empleado».

   • No es una solapa: es una sección más de la vista de detalle del empleador.
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   Buscar por documento antes de cargar

   El formulario arranca pidiendo el número de documento. El sistema busca en el padrón de la organización y muestra el resultado:

   • Si el empleado ya existe en otra empresa de tu organización, aparece su ficha para que confirmes que es la misma persona; al aceptar, queda reasignado a este empleador sin duplicarlo.
   • Si no existe, se abre el formulario de alta con los datos personales para completar.
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   Completar datos personales

   Nombre, apellido, documento (tipo y número), CUIL, fecha de nacimiento, género, domicilio y contacto (email y teléfono).

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   Completar datos laborales

   En el bloque «Datos laborales» cargá:

   • Sucursal del empleador donde trabaja. Sólo aparecen las sucursales activas del empleador.
   • Tipo de jornada (completa / parcial) y categoría laboral según el convenio.
   • Fecha de alta / ingreso (opcional). Si la cargás, esa fecha queda como la primera fila del historial laboral. Si la dejás vacía, se toma la fecha de hoy.
   • Si sos staff con permiso «Afiliar» aparece un dropdown «Situación sindical al alta» para marcarlo como Afiliado o Encuadrado (no afiliado) desde el mismo formulario.
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   Guardar

   Presioná «Guardar». El empleado queda asignado al empleador y el sistema abre su ficha.

   • La situación sindical inicial depende de tu configuración: si el setting empleado_nuevo_queda_afiliado está activo, el empleado queda como Afiliado sin importar el rol. Si está desactivado, se aplica el default (estudio con aporte obligatorio → No afiliado; el resto → Afiliado).

B. Editar los datos del empleado

Para: cualquier usuario con acceso a la ficha del empleado. Las reglas de acceso son: el propio empleado ve su ficha, el estudio ve los empleados de las empresas que gestiona, el staff del sindicato ve todos los de la organización.

Antes de empezar

• Podés ver al empleado (regla manage_member).
• Tenés a mano los datos correctos: si es un cambio de documento o CUIL, mejor con documentación de respaldo.

Paso a paso

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   Abrir la ficha del empleado

   Desde el menú lateral entrá a Padrones → ítem de empleados/afiliados. Filtrá por documento o apellido y presioná el ícono de ojo (👁) para abrir la ficha.

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   Presionar «Editar»

   En la barra de acciones de la ficha presioná el botón azul «Editar».

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   Ajustar campos

   Modificá los datos personales (apellido, nombre, documento, CUIL, fecha de nacimiento, género, domicilio, contacto) y los laborales (sucursal, tipo de jornada, categoría).

   • Los cambios de documento o CUIL suelen requerir documentación de respaldo. Guardá el trámite físico o digital fuera del sistema.
   • Si tu organización usa Rama (por ejemplo, para dividir el padrón por actividad o sector), aparece el selector Rama debajo de los datos laborales; si no, salteá este campo. El nombre del catálogo lo define cada organización (Settings nombre_rama).
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   Si cambiás el empleador

   Si en el formulario cambiás el empleador (o la sucursal a una de otro empleador), el sistema registra automáticamente el cambio de empleador en el historial laboral, y puede ajustar solo la situación sindical o mutual del empleado (por ejemplo, pasarlo a «no afiliado» si el nuevo empleador está fuera del convenio).

   • Los registros que se generan son: Situación laboral, Situación sindical y Situación mutual (según lo que aplique a tu organización).
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   Guardar

   Presioná «Guardar». El sistema vuelve a la ficha con los datos actualizados.

C. Cargar o actualizar la foto de perfil

Para: cualquier usuario con acceso a la ficha del empleado.

Antes de empezar

• Tenés la foto lista en el dispositivo (formato JPG o PNG).
• Podés ver al empleado (regla manage_member).

Paso a paso

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   Abrir la ficha del empleado

   Menú lateral → Padrones → empleados → ícono de ojo (👁) en la fila del empleado.

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   Ir al bloque de foto

   En la parte superior de la ficha, junto al nombre, aparece la foto de perfil (o un avatar por defecto si no hay). Presioná el ícono ✏️ para editar la foto, o el ícono 🗑️ para eliminarla si querés dejar el avatar por defecto.

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   Subir o borrar

   Al editar: seleccioná una imagen desde tu dispositivo y guardá. El sistema genera automáticamente una miniatura. Al eliminar: se pide confirmación y luego se borra el archivo del servidor.

D. Ver la ficha completa del empleado

Para: cualquier usuario con acceso al empleado. Qué secciones aparecen depende de qué módulos tenga habilitados tu organización.

Antes de empezar

• Podés ver al empleado (regla manage_member).

Paso a paso

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   Abrir la ficha

   Desde el listado de empleados presioná el ícono de ojo (👁) para abrir la ficha del empleado.

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   Reconocer las secciones dinámicas

   La ficha muestra secciones que aparecen sólo si tu organización tiene el módulo correspondiente habilitado. Las más comunes son:

   • Datos personales y laborales (siempre).
   • Situación sindical / mutual / obra social, según cómo esté configurada tu organización.
   • Beneficiarios (familiares a cargo): aparece si tu organización administra beneficiarios.
   • Cuotas: si tu organización cobra cuotas periódicas.
   • Beneficios: si tu organización otorga beneficios (subsidios, canasta, etc.).
   • Préstamos: si tu organización otorga préstamos.
   • DDJJ / sueldos: si tu organización administra Declaraciones Juradas.
   • Turnos: si tu organización tiene turnera.
   • Registros de estudio: sólo para roles con permiso verRegistrosEstudios.
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   Ver el ingreso al empleador y la antigüedad

   Debajo del nombre del empleador, la ficha ahora muestra dos datos nuevos:

   • Ingreso al empleador: la fecha de ingreso al empleador actual (la que cargaste en el alta o la más reciente del historial laboral).
   • Antigüedad calculada: se calcula automáticamente a partir de la fecha de ingreso y se muestra en años y meses. El sistema la recalcula solo; no la edita el usuario.
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   Acciones disponibles en la barra superior

   Arriba de la ficha aparecen los botones de acción disponibles según tus permisos: Editar, Descargar ficha, Cambiar situación laboral, Alertas, Historial y Eliminar.

E. Ver el historial laboral

Para: staff del sindicato con permiso «Ver historial de situación laboral» (verHistorialSituacionLaboral).

Antes de empezar

• Tenés permiso verHistorialSituacionLaboral. Consultalo con el administrador de tu organización.

Paso a paso

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   Abrir el listado global

   En el menú lateral entrá a Padrones → Historial Laboral. El listado muestra por defecto los movimientos de baja (situación laboral nueva = inactiva), ordenados por adjuntos y notificación.

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   Ver el historial de un empleado puntual

   Alternativamente, entrá a la ficha de un empleado y buscá la sección «Historial laboral» dentro de la propia ficha: ahí ves los cambios de empleador, altas, bajas, jubilaciones y reasignaciones en orden cronológico.

F. FAQ: empresa vs. DDJJ (para estudios contables)

Para: estudios contables que cargan empleados en las empresas que gestionan, y staff del sindicato que autoriza inclusiones excepcionales en DDJJ.

Paso a paso

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   Identificar qué querés hacer

   Elegí una opción según tu necesidad:

   • (A) «Quiero que el empleado quede asignado a la empresa» → usá la asignación de empleado al empleador (ver bloque A de este tutorial).
   • (B) «Ya tengo la DDJJ del mes creada y me falta un empleado» → usá la solicitud de inclusión en DDJJ, que es puntual para ese período.
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   Opción A — Asignar el empleado al empleador (recomendado)

   Es la forma correcta de que el empleado aparezca en la nómina del empleador y en la DDJJ del mes siguiente sin más trámite.

   • Ver bloque A de este tutorial. Si sos estudio, la asignación puede quedar como pendiente y la organización la autoriza después (permiso administrarSolicitudesAsignacionEmpleado).
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   Opción B — Solicitud de inclusión en una DDJJ existente (excepcional)

   Desde la DDJJ en estado Inicial, solicitar la inclusión del empleado. Al autorizarse, se crea el sueldo en blanco para completar.

   • Sirve para corregir una DDJJ puntual del mes en curso; no reemplaza la asignación al empleador.
   • La inclusión requiere autorización del sindicato (permiso autorizarSolicitudInclusionEmpleadoDJ) y que la DDJJ esté en estado Inicial.

G. Unificar dos empleados duplicados

Para: acción destructiva restringida a staff con el permiso «Unificar empleados» (unificarEmpleados). Se asigna a administradores de la organización y a soporte; no viene por defecto en ningún rol operativo. Sin ese permiso el botón no aparece y la URL directa devuelve 403.

Antes de empezar

• Ambos empleados existen en la misma organización.
• Ya identificaste cuál es el DESTINO (queda con toda la información) y cuál el ORIGEN (se elimina).
• Tenés el permiso RBAC unificarEmpleados. Si no, no vas a ver el botón.

Paso a paso

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   Abrir el detalle del empleado ORIGEN

   Ir al padrón de empleados (Padrones → empleados) y abrir la ficha del empleado que va a desaparecer (el duplicado).

   • La unificación siempre se dispara desde el registro que va a eliminarse, no desde el que queda.
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   Presionar «Unificar con otro empleado»

   En la barra de acciones de la ficha, presioná el botón naranja «Unificar con otro [empleado]». Se abre la pantalla de unificación.

   • El nombre del botón usa la terminología configurada en tu organización (empleado / afiliado / socio).
   • Si no ves el botón, no tenés el permiso unificarEmpleados.
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   Elegir el empleado DESTINO

   El sistema sugiere automáticamente candidatos de la misma organización que coincidan por CUIL o por (tipo de documento + número de documento). Si hay exactamente un candidato, queda pre-seleccionado. Si no hay, ingresá manualmente el ID del empleado destino.

   • Sólo se listan empleados de la misma organización que el origen.
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   Revisar el preview

   La pantalla muestra: (1) datos del empleado con un radio por campo cuando destino y origen difieren, (2) tablas con clave única (cuotas por período, participación en acciones gremiales, recibos validados, solicitudes de cambio de jornada) donde las filas duplicadas del ORIGEN se descartarán, (3) conteo de filas a migrar por tabla (beneficiarios, DDJJ, recibos, sueldos, historiales, préstamos, turnos, etc.).

   • Por defecto se conservan los datos del destino. Sólo se toma del origen lo que marques explícitamente.
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   Confirmar DNI/CUIL distintos (si aplica)

   Si el DNI del destino y del origen son distintos, aparece una casilla roja de confirmación obligatoria. Lo mismo si el CUIL difiere. Es una señal de que puede tratarse de personas distintas o de un error de tipeo: si es un tipeo, cancelá y corregí el dato en el destino antes de unificar.

   • Si DNI y CUIL coinciden, no aparecen estas casillas.
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   Elegir por campo qué valor conservar

   Para cada campo que difiera (apellido, nombre, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, email, N° de legajo, comercio, categoría, situaciones laboral/sindical/mutual, obra social, foto, etc.), tildá de qué lado (destino u origen) se toma el valor. Cuando uno tiene valor y el otro está vacío, elegí el que tenga información válida.

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   Confirmar unificación

   Presioná el botón rojo «Confirmar unificación». El sistema pide una confirmación adicional y ejecuta el merge dentro de una transacción: si algo falla, no se toca nada. Al final, el empleado ORIGEN se elimina físicamente y todo lo que apuntaba a él (beneficiarios, coseguros, cuotas, DDJJ, recibos, sueldos, historiales, préstamos y sus cuotas, turnos, licencias, actas, participaciones en acciones gremiales, notificaciones, documentación, suscripciones, usuarios asociados, resultados de importación, etc.) queda apuntando al destino.

   • Se registra la operación en afiliado_unificacion con snapshot del origen y las elecciones tomadas, y se agrega una entrada al historial del destino.